Co to jest zarządzenie informacją?

Informacje, jakie znamy dzisiaj, obejmują zarówno informacje elektroniczne, jak i fizyczne. Struktura organizacyjna musi być zdolna do zarządzania tymi informacjami przez cały cykl życia informacji, niezależnie od źródła lub formatu (dane, dokumenty papierowe, dokumenty elektroniczne, audio, wideo itp.) w celu dostarczania ich przez wiele kanałów, które mogą obejmować telefony komórkowe i interfejsy internetowe.

Według Wikipedii zarządzanie informacjami (IM) to zbieranie i zarządzanie informacjami z jednego lub większej liczby źródeł oraz dystrybucja tych informacji do jednego lub większej liczby odbiorców. Czasami dotyczy to tych, którzy mają udział lub prawo do tych informacji. Zarządzanie oznacza organizację i kontrolę struktury, przetwarzania i dostarczania informacji.

AIIM zgadza się z tą definicją. Informacje, jakie znamy dzisiaj, obejmują zarówno informacje elektroniczne, jak i fizyczne. Struktura organizacyjna musi być zdolna do zarządzania tymi informacjami przez cały cykl życia informacji, niezależnie od źródła lub formatu (dane, dokumenty papierowe, dokumenty elektroniczne, audio, biznes społecznościowy, wideo itp.) w celu ich dostarczania przez wiele kanałów, które mogą obejmować telefony komórkowe i interfejsy w sieci. Biorąc pod uwagę te kryteria, możemy powiedzieć, że głównym celem komunikatorów internetowych jest zdolność organizacji do przechwytywania, zarządzania, ochrony, przechowywania i dostarczania właściwych informacji właściwym osobom we właściwym czasie.

Środowiska zarządzania informacjami składają się ze starszych informacji znajdujących się w aplikacjach biznesowych, zarządzaniu treścią przedsiębiorstwa (ECM), zarządzaniu rekordami elektronicznymi (ERM), zarządzaniu procesami biznesowymi (BPM), taksonomii i metadanych, zarządzaniu wiedzą (KM), zarządzaniu treścią internetową ( WCM), zarządzania dokumentami (DM) oraz rozwiązań i najlepszych praktyk w zakresie zarządzania mediami społecznościowymi. Zarządzanie informacjami wymaga przyjęcia i przestrzegania przewodnich zasad, które obejmują:

• Aktywa informacyjne to aktywa korporacyjne. Ta zasada powinna być uznana lub uzgodniona w całej organizacji, w przeciwnym razie wszelkie uzasadnienia biznesowe i wsparcie dla komunikatorów internetowych będą słabe.
• Informacje muszą być udostępniane i udostępniane. Oczywiście nie wszystkie informacje są dostępne dla każdego, ale w zasadzie dzielenie się informacjami pomaga w wykorzystywaniu wiedzy korporacyjnej.
• Informacje, które organizacja musi przechowywać, są zarządzane i przechowywane korporacyjnie. Innymi słowy, zatrzymywanie i archiwizacja informacji. Jeśli dziś zapiszesz dokument, spodziewasz się, że będzie on zabezpieczony i dostępny jutro.

Zarządzanie informacjami to odpowiedzialność korporacyjna, którą należy się zająć i przestrzegać od najwyższego szczebla kierownictwa do pracownika pierwszej linii. Organizacje muszą zostać pociągnięte do odpowiedzialności i muszą pociągać swoich pracowników do odpowiedzialności za przechwytywanie, zarządzanie, przechowywanie, udostępnianie, zabezpieczanie i dostarczanie informacji w sposób właściwy i odpowiedzialny. Częścią tej odpowiedzialności jest szkolenie organizacji w zakresie zaznajomienia się z politykami, procesami, technologiami i najlepszymi praktykami w zakresie komunikatorów internetowych. Szkolenie to jest dostępne za pośrednictwem AIIM.